Operations Manager (f/m/d)

Zenjob

Berlin, DE

HybridCareer-pivot friendly

Who this role is best for

Aimed at mid-level operations professionals with staffing experience who thrive in hybrid Berlin-based roles requiring German fluency.

Best fit for

Process-optimizers with staffing system expertise and German business fluency
— “Erfahrung im B2C- oder B2B-Umfeld oder in Matching-/Staffing-Systemen”
Multitaskers comfortable coordinating between B2B clients and temporary workers
— “Enge Zusammenarbeit mit dem Staffing Lead und anderen Teams”
Berlin-based organizers who blend office presence with limited remote work
— “Du kannst bis zu 2 Tage pro Woche remote arbeiten”

Things to consider

Initial onboarding requires higher office presence before hybrid flexibility
— “in den ersten 6 Monaten 1 Tag, um ein optimales Onboarding zu gewährleisten”
German C1 proficiency is mandatory for stakeholder communication
— “du fühlst dich sicher im professionellen Kundenkontakt auf Deutsch”

How to stand out

Demonstrate process improvement examples from past staffing roles
— “kontinuierliche Verbesserung von Abläufen”
Highlight tool proficiency beyond basics like Google Suite
— “Nutzung und Pflege verschiedener Tools: AirCall, Google Suite, Slack, n8n”
Quantify capacity planning achievements in previous positions
— “Operative Steuerung und Kapazitätsplanung von Job Staffing”

Pace · SteadyCollaboration · HighAutonomy · MediumDecision Impact · TeamLevel · Mid

Derived from job-description analysis by Serendipath's career intelligence engine.

What success looks like

Ensure efficient staffing for projects
Optimize operational processes
Proactively communicate with Zenjobbers and internal stakeholders

Typical background

Operational planningProject coordinationProcess optimization

Skills & requirements

Required

Operational PlanningProject CoordinationProcess OptimizationCustomer CommunicationTool Utilization

Preferred

B2C ExperienceB2B ExperienceStaffing Systems

Stack & domain

Operational PlanningProject ManagementStaffingCustomer ServiceCommunicationProcess OptimizationTeam CoordinationProactiveSolution-orientedMultitaskingOrganizationalStructuredTeamworkFlexible StaffingLogisticsRetailFood Service

About the role

Original posting from Zenjob via Ashby

Über uns:
Zenjob https://www.zenjob.com/en/ ist eine KI-gestützte Plattform für flexible Personallösungen, die seit 2015 Unternehmen und temporäre Arbeitskräfte effizient miteinander verbindet. Unternehmen nutzen unsere Plattform, um kurzfristig einsatzbereite Mitarbeitende in Echtzeit zu buchen, während Studierende unsere App nutzen, um Nebenjobs zu finden, die sich optimal mit ihrem Studium vereinbaren lassen. Über 40.000 Studierende und 1.000 Partnerunternehmen aus Logistik, Einzelhandel und Gastronomie in allen großen deutschen Städten teilen unseren Glauben daran, dass gute Arbeit kein Zufall ist. Sie ist das Ergebnis innovativer Technologie und echter Leidenschaft. Gute Arbeit beginnt hier.
Über die Rolle:
Als Operations Manager bist du das organisatorische Herzstück unseres Teams. Du stellst sicher, dass Projekte schnell, smart und effizient mit den richtigen Zenjobbern besetzt werden – mit klarer Übersicht, hoher Serviceorientierung und einem Blick fürs große Ganze.
Deine Aufgaben:
Operative Steuerung und Kapazitätsplanung von Job Staffing
Enge Zusammenarbeit mit dem Staffing Lead und anderen Teams, um unsere Kunden (B2B & B2C) gleichermaßen zufriedenzustellen.
Koordination und Optimierung operativer Prozesse, kontinuierliche Verbesserung von Abläufen.
Proaktive Kommunikation mit Zenjobbern (telefonisch & per E-Mail) und internen Stakeholdern.
Nutzung und Pflege verschiedener Tools: AirCall, Google Suite, Slack, n8n und interne Systeme.
Dein Profil:
2–3 Jahre einschlägige Erfahrung in der operativen Kapazitätsplanung oder im kurzfristigen Staffing.
Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und Multitasking-Fähigkeit.
Proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise und Freude an Prozessoptimierung.
du fühlst dich sicher im professionellen Kundenkontakt auf Deutsch
Starke Kommunikationsfähigkeiten auf Deutsch (C1.) und gute Englischkenntnisse.
Wünschenswert:
Erfahrung im B2C- oder B2B-Umfeld oder in Matching-/Staffing-Systemen.
Was wir bieten
Innovative Mission: Gemeinsam schaffen wir Neues. Arbeite in einem dynamischen Umfeld, in dem du viel lernst und jede deiner Ideen gehört wird.
Einzigartiger Teamgeist: Wir können blind aufeinander vertrauen und feiern alle Erfolge gemeinsam als Team.
Urlaub: Erholung und Weiterbildung sind uns wichtig. Deshalb bieten wir 28 Tage bezahlten Urlaub (plus 1 Tag für jeweils 2 Kalenderjahre Betriebszugehörigkeit, maximal 30 Tage), 1 Tag Sonderurlaub für ehrenamtliches Engagement, 5 Tage bezahlten Bildungsurlaub sowie die Möglichkeit zu unbezahltem Urlaub.
Hybrides Arbeitsmodell: Wir lieben unser nagelneues Büro in Prenzlauer Berg. Manchmal braucht man jedoch ein wenig mehr Flexibilität. Das flexible Arbeitsmodell von Zenjob vereint das Beste aus beiden Welten: Du kannst bis zu 2 Tage pro Woche remote arbeiten (in den ersten 6 Monaten 1 Tag, um ein optimales Onboarding zu gewährleisten).
Hundeliebhaber: Falls du einen Hund hast, bring ihn gerne mit. Wir beißen nicht und haben immer eine Schale Wasser parat.
Persönliche Weiterentwicklung: Kontinuierliche Förderung deiner persönlichen Entwicklung (jährliches Weiterbildungsbudget von 750 EUR, Mentoring-Möglichkeiten, regelmäßige Gespräche zur Karriereentwicklung).
Gesunder Geist im gesunden Körper: Bei uns erhältst du einen Urban Sports Club Zuschuss von 30 EUR, um dich fit zu halten. Zusätzlich haben wir ein kleines Sportzimmer direkt im Büro.
Immer mobil: Du erhältst monatlich 40 EUR Guthaben für NAVIT, ein nachhaltiges Mobilitätstool für öffentliche Verkehrsmittel, Bike-Sharing und vieles mehr.
Legendäre Events: Quartalsweise Team-Events, Winter- und Sommerpartys, Budget für Geburtstage und Jubiläen unserer Mitarbeitenden.
Bewirb dich und schicke uns deine Unterlagen.Wir freuen uns auf dich!
🎥 Schau dir unser Office Tour Video https://youtu.be/xa7Qb8j9TKw?si=fY4eTSzHHzqtQwcy an.
Wir laden dich ein, unsere Karriereseite https://career.zenjob.com/en/ zu besuchen, unserer LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zenjob/ Seite zu folgen und mit uns auf Instagram https://instagram.com/insidezenjob?igshid=OGQ5ZDc2ODk2ZA%3D%3D&utm_source=qr in Verbindung zu setzen.
Wir sind stolz ein Arbeitgeber zu sein, der Chancengleichheit bietet. Wir verpflichten uns, jede qualifizierte Person nach ihren Fähigkeiten zu beurteilen, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderungsstatus oder Religion. Es ist nicht erforderlich, dein Foto und dein Alter der Bewerbung hinzuzufügen.

Source: Zenjob careers (Ashby)