Head of People Operations (m/f/d)

Buena

Berlin, Germany

On-site

Who this role is best for

A natural match if you have experience managing HR operations across multiple companies and locations.

Best fit for

Candidates with experience managing HR operations across multiple companies and locations
— “operative HR-Verantwortung für mehrere Hundert Mitarbeitende übernommen hast, idealerweise über mehrere Gesellschaften oder Standorte hinweg”
Candidates who have built and implemented HR processes from scratch in dynamic environments
— “HR-Prozesse selbst aufgebaut, eingeführt und anschließend im laufenden Betrieb verantwortet hast”
Candidates with a strong background in HR systems like Personio and data migration
— “Personio oder ein vergleichbares HR-System eigenständig konfiguriert hast und dich mit Datenmigration, Berechtigungen, Workflows und Datenqualität auskennst”

Things to consider

In-office presence in Berlin is required despite potential flexibility in other areas
— “jeden Tag vor Ort in unserem Berliner Büro arbeiten möchtest”
The role involves handling complex labor law cases independently or with legal support
— “erkennst, welche Fälle du eigenständig bearbeiten kannst und wann du rechtliche Unterstützung hinzuziehen musst”

How to stand out

Highlight your experience with HR system configuration and process standardization
— “Personio oder ein vergleichbares HR-System eigenständig konfiguriert hast”
Emphasize your ability to manage labor law cases and coordinate with legal teams
— “berätst unsere Geschäftsführer und Führungskräfte zu möglichen nächsten Schritten und steuerst die Umsetzung gemeinsam mit den zuständigen Entscheidern und Rechtsberatern”
Showcase your ability to translate recurring issues into process improvements and automation
— “Wiederkehrende Probleme übersetzt du in bessere Vorlagen, klare Abläufe und passende Automatisierungen”

Pace · SteadyCollaboration · HighAutonomy · MediumDecision Impact · Company

Derived from job-description analysis by Serendipath's career intelligence engine.

What success looks like

managing Personio and employee data
integrating new companies into HR operations
building repeatable HR processes
handling concrete HR cases

Typical background

operational HR experience for multiple hundred employees

Skills & requirements

Required

Operational HR ManagementHR Process Design And ImplementationHR Data ManagementArbeitsrechtliche Case HandlingCollaboration With Legal And External ConsultantsOperational Reporting

Preferred

SMB Sales In Fintech, Payments, Or Trade-related PlatformsMapping Customer Payment FlowsImproving Close Rates

Stack & domain

HR OperationsPersonioCorporate HR ProcessesLegal And ComplianceRecruitmentPerformance ReviewsSalary Bands And BenefitsPayroll Data ManagementOperational ReportingLeadershipTeam ManagementProblem-solvingStrategic ThinkingCommunicationCollaborationLegal ComplianceHROperationsLegal

About the role

Original posting from Buena via Ashby

ÜBER BUENA
Buena (backed by GV) macht alles rund um Immobilien so einfach und transparent wie den Kauf eines ETFs. Ob Suchen, Kaufen oder Finanzieren einer Wohnung. Wir tun das, indem wir Hausverwaltungen in ganz Deutschland übernehmen und in Technologieunternehmen verwandeln. In den vergangenen drei Jahren sind wir mit weniger als 25 Vollzeitmitarbeitern im HQ zur drittgrößten Hausverwaltung Deutschlands geworden.
ÜBER DIE ROLLE
Als Head of People Operations baust du das operative HR-Fundament für unsere bald mehr als 1.000 Mitarbeitenden im Berliner HQ und unseren deutschlandweiten Portfoliounternehmen.
Wir wachsen monatlich durch Zukäufe von Hausverwaltungen. Damit treffen unterschiedliche Verträge, Datenbestände und Arbeitsweisen aufeinander. Du sorgst dafür, dass daraus verlässliche Personalprozesse entstehen, die mit jeder weiteren Übernahme funktionieren.
Dein Schwerpunkt liegt auf Personio, korrekten Mitarbeiterdaten, standardisierten HR-Prozessen und der Bearbeitung konkreter Personal- und Arbeitsrechtsfälle. Du entwirfst die Abläufe, setzt sie selbst um und verantwortest, dass sie im Alltag funktionieren. Bei Kündigungen, Vertragsfragen und Konflikten bist du ein kompetenter Sparringspartner für unsere Geschäftsführer und Führungskräfte und bindest bei Bedarf Legal oder externe Rechtsberatung ein.
Führungskräfteentwicklung, Performance Reviews sowie die Gestaltung von Salary Bands und Benefits liegen bei Operations und den verantwortlichen Führungskräften.
DEINE VERANTWORTLICHKEITEN
Du verantwortest Personio und unsere Mitarbeiterdaten. Personio läuft bereits deutschlandweit. Du entwickelst die Konfiguration, Berechtigungen und Workflows weiter und sorgst dafür, dass die Daten vollständig, aktuell und belastbar sind.
Du integrierst neue Gesellschaften in unsere People Operations. Du prüfst vorhandene Daten und Prozesse, klärst Unstimmigkeiten und überführst neue Portfoliounternehmen in unsere Systeme und Standards.
Du baust wiederholbare HR-Prozesse und setzt sie um. Von Vertragserstellung und Onboarding über Vertragsänderungen und Beförderungen bis zum Offboarding definierst du klare Zuständigkeiten, Freigaben und Kontrollen.
Du begleitest konkrete arbeitsrechtliche Fälle. Du klärst Sachverhalte, berätst unsere Geschäftsführer und Führungskräfte zu möglichen nächsten Schritten und steuerst die Umsetzung gemeinsam mit den zuständigen Entscheidern und Rechtsberatern.
Du sicherst die Qualität unserer Payroll-Daten. Du sorgst dafür, dass relevante Änderungen korrekt und rechtzeitig bei den Verantwortlichen für die Abrechnung ankommen, und klärst Abweichungen.
Du verbesserst das System hinter dem Einzelfall. Wiederkehrende Probleme übersetzt du in bessere Vorlagen, klare Abläufe und passende Automatisierungen. Mit operativem Reporting machst du Datenlücken, offene Vorgänge und Integrationsfortschritte sichtbar.
DU PASST, WENN DU
bereits operative HR-Verantwortung für mehrere Hundert Mitarbeitende übernommen hast, idealerweise über mehrere Gesellschaften oder Standorte hinweg.
HR-Prozesse selbst aufgebaut, eingeführt und anschließend im laufenden Betrieb verantwortet hast.
Personio oder ein vergleichbares HR-System eigenständig konfiguriert hast und dich mit Datenmigration, Berechtigungen, Workflows und Datenqualität auskennst.
fundierte Kenntnisse im deutschen Arbeitsrecht und praktische Erfahrung mit anspruchsvollen Personalmaßnahmen, insbesondere Kündigungen und Konfliktfällen, mitbringst.
erkennst, welche Fälle du eigenständig bearbeiten kannst und wann du rechtliche Unterstützung hinzuziehen musst.
auch bei unvollständigen Informationen klare Prioritäten setzt und Vorgänge zuverlässig bis zum Abschluss steuerst.
Erfahrung in einem schnell wachsenden Unternehmen mitbringst, beispielsweise einem VC-finanzierten Startup, einem PE-finanzierten Unternehmen oder einem Unternehmen mit vielen Zukäufen.
Deutsch auf C2-Niveau sprichst.
jeden Tag vor Ort in unserem Berliner Büro arbeiten möchtest.
DEINE BENEFITS
Aufstiegschancen in einem der am schnellsten wachsenden Startups Europas.
MacBook & Studio Display.
Attraktives Gehalt, inklusive 500 € „Close-to-Office“-Bonus.
110 € Essenszuschuss und 50 € Fitnesszuschuss.
Bücher: Buena zahlt jedes Buch, das du lesen willst.
Tägliches Frühstück und Spezialitätenkaffee im Büro.
WARUM JETZT EINSTEIGEN
Du gestaltest unser operatives HR-Fundament. Du entwickelst die Systeme und Prozesse, mit denen wir über 1.000 Mitarbeitende zuverlässig betreuen und weitere Gesellschaften integrieren.
Deine Arbeit wirkt direkt im gesamten Portfolio. Bessere Daten, klare Vertragsprozesse und sauber bearbeitete Personalmaßnahmen erleichtern den Alltag unserer Unternehmen.
Wir wachsen schnell mit einem kleinen Team. In den letzten drei Jahren sind wir mit weniger als 25 Vollzeitmitarbeitern im HQ zur drittgrößten Hausverwaltung Deutschlands geworden.
Wer liefert, bekommt Verantwortung. Unser CEO war vor drei Jahren Junior Product Manager, unser COO vor zwei Jahren Chief of Staff.
Wir bauen Buena langfristig auf. Die Wohneigentumsquote in Deutschland liegt weit unter dem europäischen Durchschnitt. Wir ändern das.

Source: Buena careers (Ashby)